Stand: 01.11.2025 1. Geltungsbereich, Anbieter und Begriffsbestimmungen 1.1 Geltungsbereich Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden „AGB“) gelten für alle Verträge über die Bereitstellung des KI-Sprachassistenten „MeinAssistent.ai“ in Form eines Software-as-a-Service (SaaS) sowie für die Erbringung damit verbundener Dienstleistungen zwischen dem Anbieter und dem Auftraggeber. 1.2 Anbieter und Zielgruppe Der Anbieter dieser Dienste ist die Brands4 GmbH Durlacher Allee 75 76131 Karlsruhe Deutschland Handelsregister B des Amtsgerichts Mannheim, HRB 707561 Vertreten durch den Geschäftsführer Frank Meier Steuernummer: 35005/08188 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): DE267425224 E-Mail: info@meinassistent.ai Telefon: +4972195279593 Website: www.meinassistent.ai Die Brands4 GmbH agiert unter der Marke MeinAssistent.ai und wird in diesen AGB nachfolgend kurz als „MeinAssistent“ oder „Anbieter“ bezeichnet. Die Dienste richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (B2B). 1.3 Abweichende Bestimmungen des Auftraggebers Von Seiten des Auftraggebers stammende rechtsgestaltende Elemente, wie Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Vertragsklauseln, werden selbst bei Kenntnis von MeinAssistent nur dann wirksam, wenn diese von MeinAssistent mit einem diese Rechtstexte ausdrücklich umfassenden Zusatzvermerk angenommen werden. MeinAssistent widerspricht der Einbeziehung von AGB des Auftraggebers ausdrücklich. 2. Vertragsgrundlagen und Vertragsschluss 2.1 Vertragsgrundlagen MeinAssistent schließt Verträge und erbringt Leistungen ausschließlich auf der Grundlage der von MeinAssistent erstellten schriftlichen Angebote, der jeweils gültigen Fassung etwaiger in das Angebot einbezogener Leistungsbeschreibungen, Preislisten sowie dieser AGB. 2.2 Rangfolge der Vertragsbestandteile Für den Fall von Widersprüchen zwischen den Vertragsbestandteilen gelten diese in absteigender Reihenfolge: das individuelle Angebot, projektspezifische Unterlagen, allgemeine Leistungsbeschreibungen/Preislisten und zuletzt diese AGB. 2.3 Zustandekommen des Vertrages Angebote von MeinAssistent sind freibleibend und unverbindlich. Erteilt der Auftraggeber einen Auftrag, ist der Vertrag immer erst durch die Annahme des Auftrags durch MeinAssistent zustande kommt. Die Annahme erfolgt grundsätzlich in Schrift- oder Textform (z. B. Auftragsbestätigung per E-Mail). 3. Leistungsumfang und Bereitstellung des Dienstes 3.1 Leistungsbeschreibung (SaaS) MeinAssistent stellt dem Auftraggeber den Service MeinAssistent.ai in Form eines Software-as-a-Service (SaaS) bereit. Der Service ist ein KI-Sprachassistent zur Interaktion mit Anrufern. Der Service umfasst insbesondere folgende Funktionen: Anrufe annehmen, Termine buchen (Integration in Kalendersysteme), Gespräche transkribieren und zusammenfassen, Rufweiterleitung und Nachfolgekommunikation (SMS, E-Mails). 3.2 Bereitstellung und Serverstandort MeinAssistent stellt dem Auftraggeber die serverseitige Infrastruktur zur Verfügung. Der Serverstandort des Dienstes ist Deutschland/EU. Der Übermittlungspunkt für die Services liegt am Routerausgang des vom Anbieter genutzten Rechenzentrums. Für die Internetverbindung zwischen dem Auftraggeber und diesem Übermittlungspunkt ist der Auftraggeber selbst verantwortlich. 3.3 Weiterentwicklung und Updates MeinAssistent ist berechtigt, den Service sowie die zugrundeliegende Infrastruktur laufend technisch und inhaltlich weiterzuentwickeln. MeinAssistent kann neue Funktionen einführen sowie bestehende Funktionen verändern oder einstellen. 4. Verfügbarkeit (Service-Level-Agreement) 4.1 Garantierte Uptime MeinAssistent schuldet, soweit die Leistungen das Hosting beinhalten, eine Verfügbarkeit (Uptime) von mindestens 99% im Kalenderjahr. 4.2 Zulässige Nichtverfügbarkeit Zeiten der Nichtverfügbarkeit, die nicht in die Berechnung der Uptime einfließen (zulässige Nichtverfügbarkeit), umfassen insbesondere geplante Wartungsarbeiten, über die der Auftraggeber mindestens fünf Tage im Voraus informiert wurde, sowie Zeiten aufgrund von Umständen, die außerhalb der zumutbaren Kontrolle von MeinAssistent liegen (Höhere Gewalt, behördliche Maßnahmen, Streiks, Angriffe/Ausfälle, die nicht im Besitz von MeinAssistent liegen). 4.3 Fehlerbehebung und Fehlerklassen Der Auftraggeber muss fehlerhaftes Verhalten unverzüglich an info@meinassistent.ai melden. Für die Klassifikation von Fehlern und die Festlegung der Reaktionszeit gelten folgende Klassen: Fehlerklasse Beschreibung Angemessene Reaktionszeit Klasse 1 Die Nutzung des Services ist nicht möglich oder unzumutbar eingeschränkt (schwerwiegender Einfluss auf wesentliche Funktionen). 24 Stunden Klasse 2 Die zweckmäßige Nutzung ist ernstlich eingeschränkt, lässt aber eine Weiterverwendung zu. 72 Stunden Klasse 3 Die zweckmäßige Nutzung ist leicht eingeschränkt (unwesentlicher Einfluss). 4 Wochen Klasse 4 Die Nutzung ist ohne Einschränkung möglich (kein oder unerheblicher Einfluss). 8 Wochen 4.4 Unterschreitung der Verfügbarkeit Für den Fall, dass die prozentuale tatsächliche Uptime die garantierte Uptime unterschreitet, ist der Auftraggeber berechtigt, eine Gutschrift des doppelten Prozentbetrags der tatsächlichen Unterschreitung zu fordern. Dieser Betrag wird von der monatlichen Grundgebühr in Abzug gebracht. Der Anspruch verfällt, wenn er nicht binnen 60 Tagen ab Bekanntwerden der Nichteinhaltung schriftlich angefordert wird. 5. Kooperation, Fremdleistungen und Drittanbieter 5.1 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers Der Auftraggeber hat MeinAssistent unverzüglich, ohne Aufforderung und in weiterverarbeitbarer Form alle Informationen und Leistungen beizustellen, die für die Erbringung der Services erforderlich sind (Mitwirkungspflicht). Der Auftraggeber haftet für sämtliche Schäden, die durch mangelhafte, verspätete oder unterlassene Mitwirkung entstehen. 5.2 Nutzung von Telefonnummern und Kaltakquise Wird dem Auftraggeber von MeinAssistent eine Telefonnummer bereitgestellt, so darf diese ausschließlich für eingehende (Inbound-)Anrufe genutzt werden. Dem Auftraggeber ist es untersagt, den Service oder die bereitgestellte Infrastruktur zur Durchführung von Kaltakquise (unverlangte Werbeanrufe) zu verwenden. 5.3 Fremdleistungen und Subunternehmer MeinAssistent ist berechtigt, zur Erbringung der Leistungen Komponenten, Schnittstellen, Daten, Rechte und andere Leistungen bzw. Produkte Dritter einzusetzen (Fremdleistungen / Third Party Products). Als vereinbarte Fremdleistungen und Third Party Products gelten insbesondere die Kooperationen mit: Twilio, VAPI, ElevenLabs, OpenAI, Google, Zapier, OnePage. Die vertragliche Verpflichtung von MeinAssistent besteht hinsichtlich dieser vereinbarten Fremdleistungen lediglich in der fachgerechten Beauftragung, Koordinierung und Bearbeitung, nicht jedoch in der fachgerechten Ausführung dieser Fremdleistungen. 6. KI-Nutzung, Haftung für Inhalte und Training 6.1 Verantwortung für KI-Inhalte (Outputs) Die vom KI-Assistenten generierten Antworten (Outputs) werden durch maschinelle Lernprozesse erzeugt und sind nicht durch den Anbieter geprüft, verifiziert oder als akkurat, vollständig oder aktuell garantiert. Der Auftraggeber sollte alle Outputs unabhängig überprüfen und validieren, insbesondere im Hinblick auf die Angemessenheit für seine Anwendungsfälle. Der Auftraggeber ist für sämtliche Inhalte, die durch seine Nutzung des Services erzeugt, verbreitet oder verarbeitet werden, allein verantwortlich. 6.2 Einschränkungen bei der Nutzung der KI Der Auftraggeber verpflichtet sich insbesondere, die KI-Funktionen und Outputs nicht zu verwenden, um: Andere KI- oder ML-Modelle zu entwickeln, zu trainieren oder zu verbessern. Outputs als vom Anbieter genehmigt oder vollständig von Menschen generiert darzustellen. Automatisierte Entscheidungen mit rechtlichen oder ähnlich signifikanten Auswirkungen auf Einzelpersonen zu treffen, es sei denn, dies erfolgt mit angemessener menschlicher Aufsicht und in Übereinstimmung mit den Gesetzen. 6.3 KI-Training und Kundendaten MeinAssistent ist berechtigt, Inputs und Outputs des Auftraggebers (z. B. Audiodaten, Transkripte) zur Schulung und Verbesserung der KI-Modelle zu verwenden, aber nur, wenn diese Inputs und Outputs (a) de-identifiziert wurden, sodass sie den Auftraggeber, dessen Nutzer oder andere Personen nicht identifizieren, und (b) mit Daten anderer Kunden aggregiert wurden. 7. Entgelt und Zahlung 7.1 Preise und Fälligkeit Alle Preise verstehen sich in Euro zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Abrechnung der Services erfolgt auf Grundlage der vereinbarten Konditionen (z. B. 0,15 € pro Minute oder Pauschalen). Rechnungen von MeinAssistent sind ohne jeden Abzug binnen 7 Tagen ab Erhalt der Rechnung zur Zahlung fällig. 7.2 Zahlungsverzug und Folgen Im Falle verspäteter Zahlung sind die zwischen Unternehmern gültigen gesetzlichen Zinsen zu bezahlen, zumindest jedoch 9 % per anno. Nach erfolgloser Mahnung unter Setzung einer zumindest 7-tägigen Nachfrist ist MeinAssistent berechtigt, die Erbringung noch nicht bezahlter Leistungen vorübergehend einzustellen (Zugangssperre). 8. Laufzeit und Kündigung 8.1 Vertragslaufzeit und Kündigung Die Vertragslaufzeit für SaaS-Services beträgt, sofern im individuellen Vertrag nichts anderes vereinbart ist, eine Mindestlaufzeit von 36 Monaten. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils 12 Monate, wenn er nicht von einer Partei mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit schriftlich gekündigt wird. 8.2 Außerordentliche Kündigung Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für MeinAssistent insbesondere vor, wenn der Auftraggeber wesentlich gegen diese AGB oder vertragliche Pflichten verstößt, einschließlich der unrechtmäßigen Nutzung der Dienste, oder in Zahlungsverzug gerät und diesen trotz Mahnung nicht innerhalb einer angemessenen Frist behebt. 9. Haftung 9.1 Allgemeine Haftungsbeschränkung MeinAssistent haftet für Schäden des Auftraggebers nur nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen: Die Haftung ist unbegrenzt bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Bei einfacher (leichter) Fahrlässigkeit haftet MeinAssistent nur bei der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). In diesem Fall ist die Haftung jedoch auf den Ersatz des vertragstypischen, vorhersehbaren Schadens begrenzt. 9.2 Haftungsausschluss für Datenverlust Für den Verlust von Daten haftet MeinAssistent nur insoweit, als der Schaden auf einer ordnungsgemäßen, regelmäßigen Datensicherung durch den Auftraggeber beruht. Der Auftraggeber ist zur regelmäßigen und ordnungsgemäßen Datensicherung verpflichtet. 9.3 Freistellung durch den Auftraggeber Der Auftraggeber verpflichtet sich, MeinAssistent von sämtlichen Ansprüchen Dritter freizustellen, die sich aus oder in Verbindung mit der unrechtmäßigen oder vertragswidrigen Nutzung der Services durch den Auftraggeber oder durch den Auftraggeber übermittelten Inhalten oder Daten ergeben. 10. Datenschutz und Auftragsverarbeitung (DSGVO) 10.1 Konformität und Verarbeitung Der Service MeinAssistent.ai wird als 100% DSGVO-konform beworben. Da MeinAssistent für den Auftraggeber personenbezogene Daten (z. B. Audio-Sprach-Daten, Kontaktdaten von Anrufern) verarbeitet, handelt MeinAssistent als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Die Parteien sind verpflichtet, eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließen. 10.2 Datenschutzbeauftragter (DSB) Der Datenschutzbeauftragte des Anbieters ist: Pablo Herrero, Durlacher Allee 75, 76131 Karlsruhe. MeinAssistent wird einen eigenen Datenschutzbeauftragten bestellen. 10.3 Art der verarbeiteten Daten Im Rahmen der vereinbarten Leistungen können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden: Audio-Sprach-Daten, Metadaten und Kontaktdaten. Betroffene Personen sind in der Regel Bestehende oder potenzielle Kunden des Auftraggebers. 10.4 Unter-Auftragsverarbeiter MeinAssistent ist berechtigt, Unter-Auftragsverarbeiter in die Auftragsverarbeitung einzubeziehen. Die genehmigten Sub-Auftragsverarbeiter sind insbesondere die unter Abschnitt 5.3 genannten Kooperationen (Twilio, VAPI, ElevenLabs, OpenAI, Google, Zapier, OnePage). Zwischen MeinAssistent und den Sub-Auftragsverarbeitern muss ein Vertrag gemäß Art. 28 Abs. 4 DSGVO geschlossen werden. Der Auftraggeber kann geplanten Änderungen der Liste der beauftragten Sub-Auftragsverarbeiter binnen 14 Kalendertagen Einspruch erheben. 11. Schlussbestimmungen 11.1 Anwendbares Recht Auf alle Rechtsbeziehungen und Sachverhalte zwischen dem Auftraggeber und MeinAssistent ist ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland anzuwenden. Die Anwendung des UN-Kaufrechts (CISG) ist ausgeschlossen. 11.2 Gerichtsstand Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB oder dem Vertragsverhältnis ist der Sitz des Anbieters, also Karlsruhe, Deutschland. 11.3 Schriftformerfordernis Änderungen oder Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform. 11.4 Salvatorische Klausel Sollten einzelne Bestimmungen des Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Bestimmung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen bleibt hiervon unberührt.